Необходимость автоматизации управления задачами и поручениями
Цейтнот. Это слово знакомо практически всем российским руководителям и менеджерам. Большинство из них работают до 10,5 часов в день, и лишь некоторым из них удается успеть сделать все за стандартные 8 часов.
Главным «пожирателем» времени является рабочая рутина, то есть постоянное решение оперативных задач. Согласования, обсуждения, планерки, выезды на объекты – это лишь малая часть того, что должен сделать руководитель в течение дня.
Почти 50% уходит на постановку задач и контроль работы подчиненных. Такое чрезмерное «внимание» к процессу отвлекает от главного – качественного результата работы всей компании.
Постановка задач и поручений по телефону, на планерках, по электронной почте — и обычная практика для большинства компаний, и основной источник проблем. Приходится тратить много сил и времени для того, чтобы довести до сведения, уточнить, разъяснить и проконтролировать.Научиться эффективно управлять временем − задача не одного дня, но вы можете начать решать ее уже сейчас.
Организация управления задачами с помощью IBN
Система IBN включает в себя простые и
удобные инструменты автоматизации и управления рабочими задачами и поручениями, которые позволяют с
ократить время на постановку и контроль ежедневных задач как минимум в 2 раза.
Задачи и поручения — это основные объекты системы IBN. При этом, задачи создаются только в рамках проектов (проектные задачи), поручения — независимо от проектов.
Задачи и поручения могут быть как индивидуальными (в качестве исполнителя — один сотрудник), либо коллективными (несколько человек). Все актуальные и незакрытые задачи «видны» на главной странице портала в информационном поле «задачи и поручения, поставленные мне».
По мере решения задачи проставляется процент ее выполнения, что позволяет легко контролировать ход ее выполнения. Помимо этого, исполнитель может добавлять комментарии по задаче, прикреплять и редактировать нужные документы.
Уведомления и напоминания о задачах
Ситуации, когда кто-либо из сотрудников “забудет” о задаче – исключены: о необходимости решения задачи ему напомнит система уведомлений и напоминаний. Вся информация в режиме реального времени о ходе исполнения конкретного поручения, доступна каждому, принимающему в нём участие — исполнителю или менеджеру.
В IBN также есть удобная система напоминаний, которые отправляются автоматически либо по электронной почте, либо в клиент быстрого обмена сообщениями. Каждый из сотрудников обязательно получит уведомление о необходимости начала или завершения задачи, а менеджер, поставивший задачу, также будет уведомлен о том, приступил ли сотрудник к работе над его поручением и выполнил ли он его в срок.